Trường học 'ngợp' vì quá nhiều phần mềm, chuyên gia đề xuất gì?

Trước 'ma trận' phần mềm đổ bộ vào trường học, một số hiệu trưởng đã thẳng thắn nêu những bất cập từ cơ sở. Các chuyên gia công nghệ cũng đề xuất giải pháp để chuyển đổi số thực sự giúp giảm tải cho giáo viên.

Cần bộ phận chuyên môn thẩm định phần mềm

Từ thực tế chuyển đổi số chưa đồng bộ tại một số trường ở TP.HCM, trao đổi với Tuổi Trẻ, một hiệu trưởng THPT ở phường Diên Hồng cho rằng một trong những nguyên nhân khiến các trường gặp khó là có quá nhiều đơn vị tham gia cung cấp giải pháp.

"Có quá nhiều đơn vị đồng hành thực hiện nội dung chuyển đổi số. Có quá nhiều doanh nghiệp tương đương với quá nhiều app, ứng dụng khác nhau, giáo viên rất rối và 'xây xẩm' mặt mày khi phải đồng bộ với cơ sở dữ liệu ngành", vị hiệu trưởng nói.

Theo ghi nhận, các trường ở TP.HCM đang sử dụng nhiều phần mềm, ứng dụng quản lý giáo dục để kết nối nhà trường, giáo viên và phụ huynh, như VNEdu, eNetViet, VietSchool, Bách khoa, S360...

Từ thực tế này, vị hiệu trưởng đặt vấn đề ai là người thẩm định chất lượng các phần mềm trước khi đưa vào trường học.

"Sở giới thiệu và gửi công văn đến trường, doanh nghiệp nào cũng đến trình bày nghe rất hay, giáo viên nghe rối nùi. Hiệu trưởng tiếp mất thời gian nhưng không giải quyết được việc. Nếu 'yếu bóng vía' đồng ý thì giáo viên sẽ rất khổ. Ai là người thẩm định khi có quá nhiều phần mềm?", vị này nói.

Trường của vị hiệu trưởng may mắn có những giáo viên tâm huyết, giỏi lập trình, sử dụng Google Script để hỗ trợ công việc. Nhờ vậy, hiệu trưởng có thể quản lý nhiều phần việc trên một hệ thống do giáo viên trong trường xây dựng.

Tuy nhiên, dù chủ động về công nghệ, trường vẫn phải sử dụng ứng dụng eNetViet để thực hiện sổ đầu bài điện tử theo quy định chung.

"Mang tiếng chuyển đổi số nhưng không tiện lợi, ngược lại rất phiền. Đặc biệt sổ đầu bài rất phiền. Giáo viên phải mở tài khoản, truy cập đường dẫn vào chữ ký số rồi thực hiện ký. Trong khi sổ đầu bài chỉ ghi nhận tiến trình bài dạy, giáo viên dạy xong nhận xét và ký chưa đầy một phút", vị hiệu trưởng nói.

Theo vị này, chuyển đổi số là cần thiết nhưng nếu thực hiện nửa vời sẽ không đem lại hiệu quả, thậm chí làm tăng thêm việc cho giáo viên.

Từ đó, vị hiệu trưởng đề xuất cần có một bộ phận chuyên môn thẩm định phần mềm một cách nghiêm túc, công bằng và chuyên sâu. Thành phần không nên chỉ có cán bộ của Sở Giáo dục và Đào tạo mà có thể mở rộng đến các phó hiệu trưởng trường phổ thông có chuyên môn công nghệ và trực tiếp sử dụng các hệ thống.

"Cần thiết có bộ phận chuyên môn thẩm định nghiêm túc, công bằng, chuyên sâu. Thành viên cần mở rộng, có thể có phó hiệu trưởng các trường. Họ là người dùng trực tiếp nên sẽ có đề xuất sát thực tế, tâm huyết hơn", vị này nói.

Vị hiệu trưởng cũng đề nghị Sở Giáo dục và Đào tạo hạn chế cấp giấy giới thiệu doanh nghiệp về các trường, để nhà trường có điều kiện tự lựa chọn và sàng lọc phần mềm theo nhu cầu thực tế.

Theo vị này, TP.HCM cũng cần xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, có chương trình cụ thể trình UBND thành phố để các trường có thể sử dụng chung một hệ thống, vừa giảm chi phí vừa hạn chế tình trạng mỗi trường sử dụng một phần mềm.

Chuyên gia công nghệ gợi ý 3 giải pháp

Dưới góc độ công nghệ, GS.TS Nguyễn Trường Thịnh, Phó hiệu trưởng Trường Công nghệ và Thiết kế (thuộc Đại học Kinh tế TP.HCM), cho rằng vấn đề không chỉ nằm ở số lượng phần mềm, mà ở việc quy trình quản lý chưa được thiết kế đồng bộ với quá trình số hóa.

Nếu chỉ đưa thêm phần mềm nhưng vẫn giữ các bước thủ công cũ, thậm chí duy trì thêm bản giấy để đối chiếu, công nghệ sẽ trở thành một lớp công việc bổ sung.

"Ví dụ, thông tin của một học sinh như họ tên, mã định danh, lớp, kết quả học tập hay tình trạng chuyên cần nếu đã được cập nhật trên một hệ thống dùng chung thì các phần mềm quản lý điểm, học bạ điện tử, báo cáo thống kê hay cổng thông tin phụ huynh phải khai thác lại được dữ liệu đó, thay vì yêu cầu giáo viên nhập lại nhiều lần", ông Thịnh phân tích.

Theo ông, chuyển đổi số đúng nghĩa phải giúp một lần nhập dữ liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích, các hệ thống liên thông để giảm thao tác lặp lại.

"Mục tiêu cuối cùng không phải là có nhiều phần mềm hơn, mà là giúp giáo viên dành ít thời gian hơn cho thủ tục và nhiều thời gian hơn cho chuyên môn, giảng dạy", ông nói.

Ông Thịnh cho rằng nguyên nhân khiến giáo viên phải lặp lại cùng một thao tác trên nhiều hệ thống là thiếu kiến trúc dữ liệu thống nhất ngay từ đầu. Khi dữ liệu chưa liên thông, người dùng buộc phải trở thành "cầu nối thủ công" giữa các phần mềm.

Để tháo gỡ, ông đề xuất 3 giải pháp: thống nhất bộ dữ liệu cốt lõi và mã định danh dùng chung; yêu cầu các hệ thống có khả năng kết nối, trao đổi dữ liệu theo chuẩn mở (API); rà soát quy trình nghiệp vụ để cắt bỏ những bước trùng lặp.

"Khi đó, giáo viên chỉ cần nhập hoặc xác nhận thông tin một lần, còn việc luân chuyển dữ liệu phải do hệ thống tự thực hiện. Tuy nhiên, cần đi kèm quy chế, quy trình và cấp quyền khai thác dữ liệu hợp lý để tránh rủi ro mất an toàn thông tin", ông Thịnh nhấn mạnh.

Cần xem lại ngay từ khâu thiết kế quản trị

Theo ông Thịnh, tâm lý lo ngại trách nhiệm pháp lý và muốn có thêm một lớp hồ sơ để chắc chắn cũng là nguyên nhân khiến nhiều nơi vẫn duy trì song song hồ sơ giấy và điện tử.

Trong khi đó, Luật Giao dịch điện tử hiện hành đã thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký số khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Vì vậy, để tiến tới sử dụng 100% hồ sơ số, bên cạnh hạ tầng kỹ thuật cần có quy định rõ hồ sơ nào chỉ cần bản điện tử, cách lưu trữ, xác thực và truy xuất ra sao. Cơ quan kiểm tra cũng cần sử dụng chính dữ liệu số đó thay vì yêu cầu nhà trường chuẩn bị thêm hồ sơ giấy.

Theo chuyên gia này, chuyển đổi số không nên bắt đầu bằng câu hỏi cần thêm phần mềm gì mà phải bắt đầu từ câu hỏi quy trình nào có thể bỏ bớt, gộp lại hoặc dùng chung.

"Công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi nó làm cho công việc đơn giản hơn, minh bạch hơn và ít lặp lại hơn. Với giáo dục, mọi quyết định công nghệ nên lấy giáo viên và người học làm trung tâm.

Nếu một hệ thống mới khiến giáo viên phải nhập thêm dữ liệu, làm thêm báo cáo hoặc duy trì song song nhiều quy trình thì cần xem lại ngay từ khâu thiết kế quản trị. Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số không phải là số lượng nền tảng, mà là giảm tải hành chính để con người có thêm thời gian cho chuyên môn và chất lượng giáo dục", ông Thịnh nói.