Tuy nhiên, thực tiễn triển khai đưa học bạ điện tử vào trường học còn có khó khăn.

Lưu trữ khoa học, giảm áp lực sổ sách

Ông Đỗ Trường Sơn, Trưởng phòng GD&ĐT huyện Thái Thụy (Thái Bình) cho biết: Với số học sinh mới nhập học và tốt nghiệp tiểu học, THCS mỗi năm, khối lượng học bạ mà các trường trên địa bàn huyện đang phải lưu trữ rất lớn nên dễ bị thất lạc, mất dữ liệu. Nếu triển khai học bạ điện tử sẽ giảm bớt hệ thống hồ sơ, sổ sách văn bản giấy, giúp việc lưu trữ, bảo quản, tra cứu hồ sơ an toàn, nhanh chóng hơn.

“Căn cứ thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) và năng lực ứng dụng CNTT của cán bộ, giáo viên, nhằm giảm kinh phí in ấn hồ sơ, sổ sách, giúp việc lưu trữ và tra cứu thông tin được chính xác, kịp thời, Phòng GD&ĐT Thái Thụy đã có văn bản đề nghị Sở GD&ĐT Thái Bình đồng ý chủ trương cho ngành GD-ĐT huyện Thái Thụy triển khai sử dụng hồ sơ điện tử tại trường có cấp tiểu học, THCS, trong đó có học bạ học sinh. Nếu triển khai, mọi việc cơ bản đều thuận lợi, chỉ một số ít giáo viên cao tuổi sẽ tiếp cận khó hơn, song nếu có thái độ tốt, chỉ ít phút là thầy cô có thể thực hiện được”, ông Đỗ Trường Sơn cho hay.

Việc này đồng thời giảm bớt gánh nặng cho giáo viên. Bởi hiện thầy cô phải ký, nhận xét thủ công từng học sinh trên hồ sơ giấy, rất mất thời gian, vất vả. Nhưng với học bạ điện tử, chỉ cần ký một lần, giáo viên có thể hoàn thành cho 100% học bạ học sinh mình dạy. Tương tự đối với cán bộ quản lý cũng vậy. Một ưu điểm nữa là điểm đưa lên phần mềm giúp khâu quản lý chặt chẽ hơn theo phân cấp, khắc phục việc sửa điểm tùy tiện (nếu có). Là cơ sở, điều kiện thuận lợi để thực hiện triệt để việc giải quyết các thủ tục hành chính theo hình thức dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.

Tại Tiền Giang, thông tin từ Phó Giám đốc Sở GD&ĐT Nguyễn Phương Toàn, việc sử dụng sổ điểm điện tử, học bạ điện tử của cấp trung học và giáo dục thường xuyên đã thực hiện 100% và ổn định. Từ năm 2019, sở GD&ĐT đã ban hành quy định quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống phần mềm mạng giáo dục - vnEdu và sử dụng học bạ điện tử, sổ điểm điện tử trên địa bàn tỉnh cho cấp học này.

“Sử dụng học bạ điện tử giúp người học dễ dàng theo dõi trên hệ thống các thông tin, điểm số của cá nhân. Cha, mẹ cũng có thể theo dõi, quản lý việc học tập của con mà không phải đến trường. Đối với nhà trường, hạn chế được hồ sơ giấy, dễ dàng lưu trữ. Với công tác quản lý, chỉ cần dùng điện thoại thông minh có sử dụng 4G, 5G là quản lý được mọi lúc, mọi nơi; ít tốn thời gian trong việc ghi chép, sửa chữa (nếu có); đồng thời minh bạch trong đánh giá, điểm số”, ông Nguyễn Phương Toàn nhận định.

Thấy rõ tiện ích của việc sử dụng học bạ điện tử, cô Trịnh Thị Diệu Thúy, Hiệu trưởng Trường THPT Nam Đàn 1 (Nam Đàn, Nghệ An) chia sẻ, nhà trường thực hiện sổ điểm, học bạ điện tử từ năm học 2020 - 2021.

Năm 2022 - 2023, lứa học sinh lớp 12 đầu tiên sử dụng sổ điểm, học bạ điện tử trọn 3 năm. Hiệu quả thấy rõ là tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức cho cả người học và nhà trường. Học sinh, phụ huynh tra cứu cập nhật theo dõi quá trình học tập, kết quả đánh giá nhanh. Việc quản lý, quản trị nhà trường khoa học, minh bạch, chính xác; lưu trữ thuận tiện; tra cứu nhanh, chính xác. Ban giám hiệu kiểm tra việc thực hiện quy chế chuyên môn của giáo viên, tiến độ vào điểm, đánh giá học sinh của giáo viên thuận tiện hơn…

Trường THPT Tân Sơn (Tân Sơn, Phú Thọ) thực hiện song song cả học bạ điện tử và học bạ giấy. Thầy Hiệu trưởng Nguyễn Văn Hùng lý giải: Do học bạ điện tử chưa có quy định bắt buộc phải sử dụng nên nhà trường dùng để giáo viên làm quen. Trong tương lai, với yêu cầu của việc chuyển đổi số trong giáo dục, tôi nghĩ phải thực hiện học bạ điện tử.

Học bạ điện tử có nhiều ưu việt, đó là: Tra cứu dữ liệu thuận lợi; dữ liệu chính xác; bản in học bạ sạch sẽ, rõ ràng (nếu giáo viên nhầm điểm có thể sửa trước khi nhà trường ký xác nhận và khóa học bạ). Học bạ lưu được nhiều năm. Giáo viên không mất nhiều thời gian khi hoàn thiện học bạ cho học sinh.

Chia sẻ điều này, thầy Nguyễn Văn Hùng cũng cho biết, triển khai học bạ điện tử còn có khó khăn do chưa có quy định cụ thể về quản trị, quản lý học bạ; chưa có quy trình và thời gian in học bạ để lưu (có in hay không). Cũng chưa có quy định cụ thể về chữ ký của giáo viên và lưu học bạ học sinh; học sinh phải đóng phí bao nhiêu. Đặc biệt việc lựa chọn nền tảng, phần mềm nào hay có nền tảng chung toàn ngành để sử dụng? Những tồn tại trên là lý do khiến nhà trường phải dùng song song và lấy học bạ giấy làm chính, còn học bạ điện tử lưu để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.

Từ thực tiễn triển khai học bạ điện tử tại Tiền Giang, ông Nguyễn Phương Toàn trao đổi, vướng mắc khi triển khai học bạ điện tử là khi học sinh chuyển trường ra ngoài tỉnh vẫn phải in học bạ bản giấy, cho dù tỉnh đó có sử dụng học bạ điện tử hay không.

Cuối năm học vẫn phải in học bạ ra giấy để giáo viên, cán bộ quản lý ký tên xác nhận. Thi tuyển sinh lớp 10 hay thi tốt nghiệp THPT đều phải in học bạ giấy. Lý do, do chưa có chỉ đạo cụ thể việc sử dụng học bạ điện tử cho cả nước; cũng như chưa có cơ sở pháp lý cho việc sử dụng học bạ điện tử trực tuyến trên các phần mềm, nền tảng mạng Internet. Từ đó, ông Nguyễn Phương Toàn đề xuất cần có hành lang pháp lý cho việc sử dụng học bạ điện tử để khai thác hết tính năng ưu việt của loại hình quản lý này, cũng như góp phần đẩy mạnh việc chuyển đổi số trong quản lý giáo dục.

Nhiều cán bộ quản lý cho rằng hiện chưa có đủ căn cứ pháp lý để triển khai, áp dụng thống nhất học bạ điện tử trong cả nước. Trong các văn bản của Bộ GD&ĐT mới khuyến khích sử dụng và quy định về kỹ thuật học bạ điện tử. Học bạ điện tử (bao gồm cả học bạ in từ bản mềm có ký tươi và học bạ có gắn chữ ký số) không được các cơ quan, tổ chức, xã hội công nhận trong thực hiện các thủ tục hành chính. Ví dụ như, trường đại học không chấp nhận học bạ điện tử trong hồ sơ tuyển sinh; thủ tục đi du học, học sinh chuyển trường từ tỉnh này sang tỉnh khác…chỉ chấp nhận học bạ giấy.